Как новичку участвовать и побеждать в тендерах в 2018 году
Оцените бизнес идею: |
Бизнесмены проявляют большой интерес к участию в тендерах, потому что это для них возможность получить новые заказы на очень выгодных условиях. Процедуру торгов нельзя назвать простой. Но знание некоторых её особенностей и правил поможет потенциальному заказчику представить себя в лучшем виде.
Что такое тендер и как он проводится
Тендером принято называть процедуру выбора на конкурсной основе поставщика товара или подрядчика по оказанию услуги. Для государственных и муниципальных организаций конкурсный отбор контрагентов по закону обязателен, не считая крайне редких исключений.
В официальной документации такие мероприятия принято именовать конкурсами, но термин «тендер» тоже применим, хотя он обычно используется на обиходном уровне. Причина в том, что слова тендер вы не найдёте ни в одном федеральном законе, регламентирующем госзакупки. А вот слово конкурс там используется.
От аукциона тендер отличается тем, что при проведении первого участники в курсе видят и слышат, что предлагают конкуренты, и могут скорректировать свои позиции. На тендере у них такой возможности нет. Всей информацией по предложениям владеют лишь заказчик и члены конкурсной комиссии.
Организаторами тендеров могут выступать не только государственные структуры, но и, например, коммерческие предприятия или некоммерческие организации (НКО).
На практике тендеры организуют крупные компании, когда закупка ими товаров или приобретение услуг предполагает солидный бюджет.
Из-за того, что тендеры и конкурсы у многих представителей бизнеса ассоциируются исключительно с госзакупками (хотя это не так), они зачастую, не рассматривая приглашения к участию только по этой причине, теряют массу возможностей и потенциальных клиентов.
Как проводится тендер
Конкурсная процедура по отбору поставщика или подрядчика имеет поэтапный характер:
- Заказчик объявляет о проведении торгов.
- Участники в положенный срок подают заявки в соответствии с определёнными им требованиями.
- По завершении приёма заявок назначается и проводится заседание отборочной комиссии, где вскрываются и анализируются все заявки.
- По итогам изучения документов члены комиссии обсуждают каждую из них и голосованием определяют победителя.
Содержание заявок участников является тайной и не подлежит разглашению.
Особенности проведения разных тендеров
Какую-либо принципиальную разницу между тендерами по приобретению товаров и услуг выделить сложно, да и не имеет особого смысла. Общие требования закона к конкурсной документации для госзакупок делают её универсальной для применения к любому предмету тендера.
Но есть разница между тендерами, проводимыми государственными структурами и коммерческими предприятиями. Первые связаны требованиями законодательства к ведению отчётности и порядку расчётов. Обычно цена при госзакупках играет существенную но не ключевую роль, поскольку госкомпании распоряжаются не своими деньгами, а средствами налогоплательщиков. А вот негосударственные предприятия, наоборот, имеют больше свободы применительно к формальной стороне дела, но в финансовых вопросах крайне щепетильны. И это позволяет, слегка уступив в цене, добиться более комфортных условий, например, в части предоплаты, от которой государственные организации наотрез отказываются.
Видео: технология участия в тендерах
Поиск и выбор тендера
Основным источником информации о торгах, проводимых государственными и муниципальными структурами и госкорпорациями, служит сайт Госзакупок. Необходимые первичные сведения о предстоящих конкурсах на нём представлены в полном объёме.
Основная информация о конкурсах, проводимых с участием государства, есть на сайте Госзакупок. Можно найти её и на площадках, где непосредственно проводятся торги:
- ЗАО «Сбербанк-АСТ» — считается самой востребованной;
- ОАО «Единая электронная торговая площадка», или «Росэлторг»;
- ГУП «Агентство по государственному заказу РТ», крупнейшие заказчики — правительство Республики Татарстан и ГК «Ростехнологии»;
- ЗАО «ММВБ Госзакупки»;
- ООО «РТС-тендер».
Информация о предстоящих конкурсах публикуется также в соответствующих разделах на сайтах региональных и районных администраций, мэрий крупных городов и других властных структур от федерального до муниципального уровня.
Тендеры негосударственных компаний искать сложнее, так как источников несравнимо больше — около 6 тыс. торговых площадок. Однако есть один раз их промониторить и выбрать наиболее перспективные в свете специфики предлагаемых товаров или услуг, круг поиска заметно сократится.
Анонсируются тендеры и на сайтах крупных компаний, выступающих их организаторами.
Вы можете участвовать не только в российских, но и иностранных тендерах. Искать их надо на специализированных площадках интересующих стран. Обычно она представлена не на русском языке, потребуется перевод с русского на иностранный условий торгов и конкурсной документации.
Как выбирать подходящие тендеры
Для этого придётся старательно поработать со статистикой. Чтобы правильно сориентироваться, вы должны владеть общей ситуацией в своём сегменте рынка вашего региона. Кроме того, изучите свежие данные о конкурсах и их результатах и ответьте себе на несколько вопросов:
- как много закупок делается в вашей сфере, что именно из товаров или услуг наиболее востребовано;
- кто ваш основной потенциальный покупатель, как часто, что и в каких объёмах он закупает, кто готов к сделке уже сегодня;
- какова средняя цена контракта и общая ценовая вилка в вашем сегменте;
- кто побеждает в тендерах и как часто, каковы сильные и слабые стороны ваших конкурентов, в чём вы можете их обойти;
- какие конкурсы самые подходящие именно для вас.
Как только у вас появятся ответы, сориентироваться в потоке информации будет намного легче.
Как правильно участвовать в тендере
Правила участия в торгах определяет заказчик. Когда в этой роли выступает государственная структура или госкорпорация, они находятся в жёстких рамках действующего законодательства, особенно отдельных нормативных актов, регламентирующих процедуру закупки. Конечно, в результате конкурс становится зарегулированным и бюрократизированным. Но одновременно более, если можно так выразиться, типовым (поскольку требования к процедуре одни, то она будет однотипной вне зависимости от того, кто конкретно заказчик) и прозрачным.
Общий свод правил прост: к участию допускаются любые субъекты экономической деятельности, включая иностранные. Но вся документация должна предоставляться на русском языке, на нём же вестись коммуникация.
Коммерческие структуры, у которых рамок меньше (общий тон задают только Гражданский кодекс РФ и антимонопольное законодательство), в этом плане более свободны. А значит, работа с каждым проводимым ими тендером требует максимального индивидуального подхода.
Впрочем, внимательно изучить требования к поставщику, товару или услуге, конкурсной документации не будет лишним, кто бы ни проводил конкурс.
Документы для участия в конкурсе
Полный пакет документации по каждому конкретному конкурсу всегда определяет заказчик. Но можно выделить базовый набор:
- заявка на участие с подписью первого лица предприятия и печатью;
- выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП не старше 2 недель от даты подачи заявки;
- нотариальные копии учредительных документов фирмы, включая Устав, или ИП;
- нотариальная копия свидетельства о государственной регистрации предприятия;
- нотариальная копия свидетельства о присвоении ИНН;
- приказы или протоколы о назначении ответственных лиц;
- лицензии и патенты, если применимо;
- заявление с описанием опыта работы подрядчика;
- рекомендации от прежних клиентов;
- справка из налоговой об отсутствии долгов перед государством и внебюджетными фондами;
- отчёты о прибылях и убытках за 3 последних отчётных периода;
- подтверждение внесения залога или банковская гарантия;
- полная опись всех документов.
В последние несколько лет преобладает подача заявок в электронном, а не в бумажном виде. А значит, все необходимые документы должны быть сканированы и переданы организатору закупки посредством интернета.
К оформлению бумаг надо отнестись максимально внимательно. Ведь при малейшей неточности в ней ваше дальнейшее участие в конкурсе станет невозможным или же будет зависеть от воли заказчика, поскольку этот вопрос он решит на своё усмотрение. И если решит не допускать, ничего противопоставить этому вы не сможете.
Как заполнить заявку на участие в тендере
Окончательную форму заявки определяет инициатор тендера или торговая площадка, через которую проводится конкурс. Но можно найти некоторые общие закономерности.
Заявка обычно состоит из двух частей. В первой потенциальный участник выражает своё согласие на участие в конкурсе и описывает товар или услугу, которые намерен поставить заказчику. Во второй — подтверждает своё соответствие требованиям заказчика и действующего законодательства, регламентирующего процедуру.
Во второй части заявки нужно отразить:
- все реквизиты ИП или компании;
- паспортные данные ИП или уставные документы фирмы;
- данные свидетельства о регистрации и постановке на учёт;
- ИНН,
- контакты;
- полномочия руководителя и решение собственников об одобрении крупной сделки, если применимо;
- декларация о соответствии организации-заявителя требованиям, которые установлены аукционной документацией (если речь идёт о госзакупках, имеются в виду отсутствие долгов по налогам и сборам, неучастие в процедуре банкротства, непринадлежность к оффшорным юрисдикциям).
Чаще всего заявка заполняется по стандартному образцу. В шаблонную форму нужно просто добавить требуемые данные, а также расписаться и поставить печать. В зависимости от конкретной площадки или заказчика форма может варьироваться. Но следует тщательно сверяться с документами, данные которых используются, во избежание ошибок, чреватых не допуском к участию в тендере.
Как оценить и повысить свои шансы на победу
Прежде чем подавать заявку, найдите ответ на вопрос, насколько вообще это целесообразно.
Для его получения нужно проанализировать:
- репутацию заказчика: что говорят о нём те, кто уже имел с ним дело, включая прямых конкурентов, что пишут в СМИ;
- техническое задание (бриф) с описанием компании-заказчика, задачами конкурса, требованиями к его участникам и конечному результату исполнения контракта, критериями отбора, сроки проведения торгов;
- описание предмета закупки;
- дополнительные требования (наличие сертификатов, страхования ответственности и т. п.);
- запросы относительно обеспечения заявки и контракта.
Если вы пришли к выводу, что миссия вполне выполнима, можете начинать готовить документацию на участие. А в ситуации, когда вы не соответствуете каким-то критериям, появляется повод задуматься, насколько устранимы имеющиеся недостатки и оправданы связанные с этим возможные затраты. Например, если заказчик требует сертификат, которого у вас нет, и этим отличается не только он, возможно, стоит его получить.
Опытные участники тендеров и их организаторы советуют, если что-то непонятно в предоставленной заказчиком документации по лоту, не стесняться задавать вопросы его представителям. Их контакты в этих бумагах есть.
Можно ли участвовать в тендере без денег
Оговорим сразу, что речь идёт не о пресловутых «откатах». Имеются в виду исключительно залоговые суммы, которые участник перед подачей заявки вносит в качестве гарантии исполнения взятых на себя в случае победы в тендере обязательств. Практика показывает, что залог нужен примерно в 85% случаев.
Чем дороже контракт, тем необходимая сумма выше, и часто такого количества свободных средств может просто не быть, особенно если заявки подаются на несколько аукционов одновременно.
Для решения проблемы рынок финансовых услуг предлагает три варианта:
- банковскую гарантию;
- тендерный кредит;
- тендерный заём.
Банковская гарантия удобна тем, что для участия в конкурсе достаточно самого её наличия, воспользоваться средствами банка заёмщику придётся только после нарушения принятых им на себя обязательств в связи с участием в тендере. Если же деньги по факту не выделяются, расходы ограничиваются оплатой банковских комиссий за оформление и предоставление гарантии. Но думать, стоит ли её давать, кредитная организация будет долго, да и нет никакой гарантии, что скажет «да», особенно при рассмотрении заявки от клиента с короткой бизнес-историей и без опыта участия в тендерах.
Отличие банковского кредита — заёмные средства поступают на счёт клиента до подачи заявки на конкурс, а значит, какие-то проценты ему придётся уплатить даже при досрочном погашении. Думать банк будет тоже долго, и стопроцентной гарантии одобрения нет.
Тендерные займы выдают микрофинансовые организации. Рассмотрение идёт быстрее, чем в банке, шансов на одобрение больше, но и проценты значительно выше.
Насколько оправдано привлечение заёмных средств, каждому бизнесмену приходится решать самостоятельно.
Особенности участия ИП в тендерах
Нередко обладатели статуса ИП задаются вопросом, а могут ли они вообще участвовать в тендерах. Ответить на него можно однозначно положительно. Но не будет лишним обозначить некоторые нюансы.
Предприниматель обзаводится электронной цифровой подписью (ЭЦП) по желанию. Но для участия в тендерах, которые в 2018 году проводятся на электронных торговых площадках, её наличие обязательно. Впрочем, наличие ЭЦП делает возможным получение многих госуслуг через интернет и упрощает удалённую коммуникацию с государственными структурами через такие специализированные ресурсы, как сайты госуслуг, Федеральной налоговой службы и др.
Если у предпринимателя есть ЭЦП физического лица, для участия в тендерах её недостаточно. Потребуется отдельная, оформленная для ИП.
Документы на участие в тендере для ИП
Ещё одно затруднение, с которыми сталкиваются предприниматели — какие именно документы должны включать в тендерную заявку они? Ведь основная масса информации, которую можно найти на эту тему в открытом доступе, ориентирована на ООО и предприятия других организационно-правовых форм. Чтобы ответить на этот вопрос, разумно изучить ст. 51 закона №44-ФЗ.
Базовый набор таких документов для ИП включает:
- свидетельство о государственной регистрации ИП, выданное до 2018 года, те, кому оно уже не выдавалось, предъявлять его не должны;
- свежая выписка из ЕГРИП (чаще всего не старше 2 дней);
- страницы паспорта с личными данными и регистрацией;
- ИНН (обычное свидетельство физического лица, ИП отдельный ИНН не предоставляется);
- копии документов о бухгалтерском балансе;
- налоговые декларации за последние два года с отметкой фискального органа об отсутствии долгов;
- справка из банка, подтверждающая наличие расчётного счёта ИП (нужна, поскольку закон разрешает предпринимателю работать и без него).
Финансовые моменты
Статус ИП не освобождает участника тендера от обязанности внести залог, если она предусмотрена условиями конкурса. Сумма может составлять 0,5–15% цены контракта на этапе подачи заявки и до 30% в случае победы как обеспечение контракта.
Где он возьмёт эти средства — его личная головная боль. Можно воспользоваться как заёмными или оборотными (что для малого бизнеса наиболее проблематично), так и своими сбережениями.
Хотя конкурсная документация обычно не содержит требования, чтобы участник был плательщиком налога на добавленную стоимость (НДС), шансов на победу больше у тех, кто является таковыми. В силу специфики взимания этого налога крупные компании и государственные организации больше заинтересованы в контрагентах, которые его платят. Это касается как ИП, так и субъектов малого бизнеса других организационно-правовых форм, которые также может выбрать альтернативы общей системе налогообложения.
Как идут выплаты в тендерах
Одним из самых неприятных нюансов участия в тендерах считаются большие отсрочки по оплате исполненных контрактов.
Теоретически сроки оплаты, различные авансы и т. п. могут быть предметом обсуждения. Но на практике шансы тех, кто настаивает на полной или частичной предоплате, на победу близки к нулю. Обычно оплата производится по факту поставки. И в лучшем случае деньги на счёте можно увидеть через 3 дня. Но чаще ждать приходится намного дольше.
Отсрочка в 1–2 месяца (30–60 календарных дней), на которой обычно настаивают заказчики, объясняется не их вредностью или жадностью, а особенностями ведения финансов в госструктурах. А те, в свою очередь, обусловлены положениями регламентирующего эту сферу законодательства. Они, в частности, исключают возможность авансов.
Отдельную головную боль являет собой сумма, перечисляемая победителем тендера на счёт заказчика в обеспечение госконтракта и возвращаемая: вначале проблема её найти, потом — вернуть.
То, что в большинстве случаев оплата происходит через 1–2 месяца после поставки товара, является самым сложным моментом, если начинать с нуля.
…как минимум нужно обеспечение заявки (в среднем 5% от суммы начальной максимальной цены), а также обеспечение исполнения контракта (до 30% от начальной цены). Всё обеспечение возвращается после исполнения контракта (некоторые заказчики забывают, и приходится их долбить за это.
Зачем на тендере финансовая отчётность
Необходимость предоставлять финансовую отчётность, являющаяся неотъемлемой составляющей госзакупок, вытекает из требований федерального законодательства к участникам конкурсов. Одно из них — отсутствие задолженности по налогам. А из финансовой отчётности видно, есть долги или нет.
На тендерах, проводимых коммерческими организациями, налоговые декларации с отметками инспекции и другие финансовые и бухгалтерские документы могут и не требоваться. Но тоже бывает по-разному. В одних случаях исполнители, ответственные за подготовку тендера, просто копируют перечни документов, фигурирующие при госзакупках. В других руководство компании считает аккуратность в обязательствах перед государством дополнительной гарантией того, что потенциальный партнёр добропорядочен.
Как обжаловать результаты тендера
Участник тендера, не согласный с его результатами, вправе обжаловать их двумя способами:
- подать иск в суд;
- направить жалобу в территориальное подразделение Федеральной антимонопольной службы (ФАС) по месту проведения торгов.
Можно задействовать и одновременно два способа, а решение антимонопольного органа при несогласии с ним обжаловать в суд или центральный аппарат ФАС.
В отношении обращения в суд действует срок исковой давности по гражданским делам, который исчисляется 3 годами.
Для обращения в ФАС придётся действовать более оперативно. Крайние сроки подачи жалобы для антимонопольного ведомства составляют:
- до 10 дней с даты публикации на официальном сайте:
- протокола оценки и сопоставления заявок на участие;
- протокола аукциона;
- протокола рассмотрения заявок;
- протокола рассмотрения заявок при признании конкурса несостоявшимся;
- до 10 дней со дня подписания финального протокола закрытого конкурса;
- до 7 дней со дня публикации протокола аукциона или протокола рассмотрения и оценки котировочных заявок.
Территориальное подразделение ФАС в течение 2 рабочих дней вправе вернуть жалобу заявителю или же обязано рассмотреть её за 5 рабочих дней.
Специалисты выделяют самые частые нарушения, при которых жалобы в антимонопольный орган имеют шансы на удовлетворение:
- требование какого-либо одного из возможных вариантов обеспечения государственного контракта, например, внесения залога или предоставления банковской гарантии в нарушение требований федерального законодательства;
- незаконный отказ в допуске на конкурс или заключении контракта;
- внесение в конкурсную документацию требований, заведомо ограничивающих круг участников;
- предъявление к участникам требований, не предусмотренных законом.
Может ли победитель тендера отказаться от госконтракта
Выигрыш торгов накладывает на победителя два обязательства. Он обязан:
- Внести на счёт заказчика сумму, необходимую в качестве обеспечения госконтракта, обычно это 20–30% его полной цены.
- В положенный срок подписать контракт.
Закон содержит жёсткое требование, что обеспечение должно быть внесено до подписания контракта. И если победитель этого не сделал, он автоматически признаётся не исполнившим своих обязательств. Аналогично — когда он деньги внёс, но контракт в положенный срок не подписал.
После этого у заказчика появляется право зачислить на свой счёт деньги, предоставленные победителем в качестве обеспечения заявки по банковской гарантии, или не возвращать их ему, если они уже были внесены на счёт. Аналогичная участь ждёт и обеспечение контракта, если то было уже внесено.
Если эти деньги не покрывают затрат заказчика на проведение тендера, разницу он вправе взыскать через суд, а вместе с нею — и собственные судебные издержки.
Неисполнение обязательств по заключению госконтракта может грозить и внесением в реестр недобросовестных поставщиков, что делает невозможным дальнейшее участие в тендерах.
Однако есть способы, позволяющие избежать столь неприятных последствий. Законом предусмотрен вариант расторжения госконтракта по соглашению сторон. На каких условиях это может произойти, зависит от взаимных договорённостей заказчика и победителя тендера.
Как самому организовать тендер
Потребность организовать тендер для выбора поставщика товаров и услуг для нужд бизнеса может возникнуть у любого предприятия или предпринимателя. Организация тендера — отдельная и довольно обширная тема. Но общее представление о последовательности действий поможет получить краткая пошаговая инструкция:
- Определите список задач, которые выносите на тендер, формат его проведения, круг потенциальных участников, сроки проведения. Назначьте ответственных.
- Разработайте бриф. Этот документ должен представлять собой одновременно приглашение к участию и полное изложение всего, чего хотите вы от претендентов на заказ и что можете им предложить. В него надо включить такую информацию:
- краткая информация о компании (только самое важное);
- обозначение проблемы;
- желаемый результат;
- требования к участникам;
- требования к заявке;
- список дополнительных документов, если применимо (сюда можно включить, например, различные сертификаты, рекомендации, портфолио с кейсами аналогичных реализованных проектов);
- критерии оценки заявок;
- ключевые вехи проведение тендера (начало и окончание приёма заявок, сроки определения победителя и объявления промежуточных и итоговых результатов и т. д.).
- Распространите информацию о предстоящем тендере. Если круг участников ограничен предварительно отобранными компаниями, достаточно разослать им бриф по наиболее удобным каналам коммуникации. При желании привлечь больше претендентов есть смысл задействовать дополнительные каналы: профильные и отраслевые СМИ, специализированные площадки, корпоративный сайт.
- Проанализируйте поступившие заявки и на основании полученных данных отберите, если применимо, тех, кого допускаете к тендеру. На первом этапе оптимально ограничить число участников от 5 до 9, а на второй пропускать 2–3. Если участники отобраны предварительно, этот шаг не нужен. Участников в этом случае должно быть 3–4, а этапа достаточно одного.
- Будьте готовы к интенсивной коммуникации с отобранными участниками. В ваших интересах давать им исчерпывающую информацию на все возникающие у них вопросы относительно предмета тендера.
- Пригласите участников к себе или пригласите на нейтральную территорию для проведения ими презентаций своих предложений.
- На основании полученной информации определите победителя.
- Известите о результатах тендера всех участников.
Хорошая теоретическая подготовка к участию в тендерах сама по себе ещё не гарантирует победы. Однако специалисты по их организации утверждают, что с опытом приходит и понимание, как всё-таки побеждать. Поэтому новичкам они рекомендуют некоторое время просто поучаствовать в различных конкурсах сугубо ради опыта, без особой надежды на выигрыш. Но умение побеждать рано или поздно придёт.